Като предприемач вие сте управител, продавач, счетоводител, маркетолог и техническа поддръжка — всичко в едно лице. Денят има 24 часа и нито минута повече. Разликата между успешните и неуспешните предприемачи не е в количеството часове, а в начина, по който ги използват.
Илюзията за заетост
Да си зает и да си продуктивен са две различни неща. Можете да прекарате цял ден в отговаряне на имейли, среща с доставчик и актуализиране на Facebook страницата — и в края на деня да не сте направили нищо, което реално движи бизнеса напред.
Първата стъпка е да разграничите важното от спешното. Спешните задачи крещят за внимание — телефонът звъни, имейл чака отговор, клиент пита нещо. Важните задачи обикновено са тихи — подготовка на нов продукт, изграждане на отношения с ключов клиент, стратегическо планиране.
Ако прекарвате деня си само в спешни задачи, бизнесът ви ще оцелее, но няма да расте. Важните, но не спешни задачи са тези, които създават дългосрочна стойност.
Методи, които работят
Времеви блокове (time blocking) означават да отделите конкретни часове за конкретни дейности. Например: 8:00-10:00 — стратегическа работа без прекъсвания, 10:00-12:00 — срещи и обаждания, 13:00-15:00 — оперативни задачи, 15:00-16:00 — имейли и администрация. Ключът е да защитите стратегическите блокове от прекъсвания.
Правилото „две минути" е просто: ако задачата отнема по-малко от две минути, направете я веднага. Ако отнема повече — запишете я и я планирайте.
Принципът на Парето (80/20) гласи, че 80% от резултатите идват от 20% от усилията. Идентифицирайте кои 20% от дейностите ви носят 80% от приходите и фокусирайте енергията си там.
Управление на прекъсванията
Прекъсванията са убиец на продуктивността. Проучванията показват, че след прекъсване са необходими средно 23 минути, за да се върнете в пълна концентрация.
Определете „тихи часове", в които не отговаряте на телефон и имейл. Информирайте екипа и клиентите, че не сте достъпни в тези периоди, освен при спешност. Изключете известията на телефона по време на фокусирана работа. Използвайте автоматични отговори за имейла, когато е необходимо.
Делегиране като инструмент за управление на времето
Ако часът ви струва 100 лева (изчислете го — разделете месечния си доход на работните часове), всяка задача, която може да се направи от някой друг за по-малко от 100 лева на час, трябва да бъде делегирана.
Пазаруване на офис материали, водене на социални мрежи, въвеждане на данни, базово обслужване на клиенти — всичко това може да се възложи на асистент (дори виртуален) за част от стойността на вашето време.
Енергиен мениджмънт
Управлението на енергията е по-важно от управлението на времето. Всеки човек има часове на пикова концентрация. За повечето хора това е сутринта. Използвайте тези часове за най-трудните и важни задачи, а рутинните оставете за периодите на по-ниска енергия.
Почивките не са загуба на време — те са инвестиция в продуктивност. Кратка разходка, 15 минути медитация или просто пауза от екрана могат да възстановят концентрацията ви за часове.
Сънят е фундаментът. Предприемачите често се гордеят колко малко спят. Науката е категорична — хроничният недосип намалява когнитивните способности, креативността и способността за вземане на решения. Осем часа сън ви правят по-продуктивни от десет часа работа на шест часа сън.