Фискалното отчитане на продажбите е едно от най-стриктно контролираните данъчни задължения в България. НАП провежда регулярни проверки и глобите за нарушения са сериозни. В тази статия ще изясним кой е задължен да издава фискални касови бележки, какви са изискванията и какви са изключенията.
Основното правило
Всяко лице, което извършва продажби на стоки или услуги, за които плащането се извършва в брой, с дебитна или кредитна карта, с ваучери, с чек или с други заместващи парите платежни средства, е задължено да регистрира и отчита продажбите чрез фискално устройство — касов апарат или фискален принтер.
На практика, ако клиентите ви плащат в брой или с карта на физическо местоположение, ви трябва касов апарат.
Кой е освободен
Съществуват важни изключения от задължението за касов апарат.
Плащания по банков път (по банкова сметка) не изискват касов апарат. Ако всичките ви клиенти плащат с банков превод, нямате нужда от фискално устройство. Това е релевантно за много B2B бизнеси и онлайн услуги.
Определени дейности са освободени по наредба — например продажби на билети, вестници и списания, услуги на адвокати и нотариуси, продажби от автомати и някои други специфични случаи.
Лицата на свободна професия, чиито плащания се извършват по банков път, също не са задължени.
Изисквания към фискалното устройство
Касовият апарат трябва да отговаря на определени технически изисквания и да бъде от одобрен тип. Списъкът на одобрените модели се поддържа от НАП. Устройството трябва да има дистанционна връзка с НАП — така НАП получава информация за всяка продажба в реално време.
Регистрацията на касовия апарат се извършва от оторизиран сервиз, който го свързва с НАП и ви издава необходимите документи.
Фискален бон
Всяка продажба трябва да бъде придружена от фискален бон, съдържащ задължителни реквизити: наименование и ЕИК на фирмата, адрес на обекта, номер на касовия апарат, дата и час, описание на стоката или услугата, количество, единична цена и стойност, обща сума, начин на плащане и QR код.
Бонът трябва да бъде предоставен на клиента. Непредоставянето е нарушение.
Онлайн търговия
За онлайн магазини задължението за касов апарат зависи от начина на плащане. Ако предлагате плащане с наложен платеж (пощенски паричен превод), продажбата се отчита от куриерската фирма. Ако предлагате плащане с карта онлайн (чрез виртуален POS терминал), не е необходим касов апарат — плащането е електронно. Ако предлагате плащане в брой при доставка (не чрез куриер), трябва да издадете фискален бон.
Санкции
Глобите за неиздаване на фискален бон са сериозни. За физическо лице (ЕТ, свободна професия) — от 100 до 500 лева за първо нарушение. За юридическо лице (ЕООД, ООД) — от 500 до 2 000 лева. При повторно нарушение глобите се удвояват. Освен глобата, НАП може да запечата търговския обект за срок до 30 дни.
Софтуер за управление на продажби (СУПТО)
Ако използвате софтуер за управление на продажбите (ERP система, софтуер за фактуриране, софтуер за онлайн магазин), той може да попадне в категорията СУПТО и да подлежи на допълнителни изисквания. СУПТО трябва да бъде включен в списъка на НАП и да отговаря на определени технически изисквания за свързаност с фискалното устройство.
Темата с СУПТО е сложна и динамична — консултирайте се със счетоводител или данъчен специалист, за да проверите дали вашият софтуер подлежи на тези изисквания.
Практически съвети
Консултирайте се с оторизиран сервиз при избор на касов апарат — те познават одобрените модели и могат да ви посъветват кой е подходящ за вашия бизнес.
Ако е възможно, насочете клиентите си към плащане по банков път — така избягвате необходимостта от касов апарат и имате по-добро документиране на плащанията.
Пазете дневните и месечните отчети от касовия апарат. Те са част от счетоводната документация и могат да бъдат поискани при проверка.